W tym artykule
Przed połączeniem
Art. 183¹¹ k.p.c. dopuszcza posiedzenie mediacyjne na odległość, jeżeli strony się zgodzą. Uczestnicy powinni znać narzędzie, zasady dołączania i sposób kontaktu w razie awarii. Wcześniej ustala się osoby uczestniczące, ich role oraz umocowanie.
Przy większej liczbie osób warto oddzielić przedstawicieli uprawnionych do decyzji od osób wyjaśniających kwestie techniczne. Dostęp do spotkania powinien odpowiadać uzgodnionemu składowi.
Poufność i dokumenty
Zadbaj o spokojne pomieszczenie, słuchawki i brak osób postronnych. Wyłącz automatyczną transkrypcję lub nagrywanie, jeżeli nie zostały uprzednio uzgodnione. Dokumenty przekazuj kanałem ustalonym z mediatorem.
Przy rozmowach oddzielnych trzeba sprawdzić, kto ma dostęp do pokoju wirtualnego i czatu. Błąd w udostępnieniu ekranu może ujawnić poufne notatki lub dane niezwiązane ze sprawą.
Projekt i podpis
Co do zasady strony podpisują ugodę; samo uzgodnienie warunków podczas połączenia nie zastępuje podpisu. Jeżeli podpisanie ugody jest niemożliwe, mediator stwierdza tę niemożność w protokole (art. 183¹² § 2 k.p.c.). Sam wybór spotkania online nie przesądza o niemożności podpisania. Końcowa wersja musi być ta sama dla wszystkich podpisujących. Numer wersji, data i oznaczenie załączników pomagają uniknąć rozbieżności.
K.p.c. dopuszcza kwalifikowane podpisy elektroniczne pod ugodą. Sam e-mail, skan albo zdjęcie podpisanej strony nie powinny być utożsamiane z takim podpisem. Przy podpisach własnoręcznych należy zaplanować obieg dokumentów.
Dalsze czynności
Forma zdalna nie zmienia zasad właściwości sądu ani kontroli ugody. Po podpisaniu trzeba ustalić, kto przekazuje protokół i ugodę oraz czy właściwym kanałem jest Portal Informacyjny. Przerwa techniczna nie powoduje sama przez się przedłużenia terminu wyznaczonego przez sąd.